Política de privacidad

1. Qué recopilamos

Tu espacio de trabajo: portafolios, proyectos, hitos y su historial completo de fechas, riesgos y sus mitigaciones, decisiones y los resultados registrados para ellas, archivos de planes cargados, y enlaces de reportes y para compartir.

Datos de la cuenta: la dirección de correo electrónico con la que inicias sesión, las personas que invitas y sus roles, el plan de tu cuenta y tus registros de facturación.

Registros operativos: intentos de inicio de sesión y un registro de los eventos de pago recibidos de nuestro proveedor de pagos. Existen para que podamos responder "¿qué le pasó a mi cuenta?" y "¿se aplicó este pago?".

2. Qué no recopilamos

Los únicos datos personales que conservamos sobre ti como individuo son la dirección de correo electrónico con la que inicias sesión y un nombre visible, cuando se haya configurado uno. En este producto no hay ningún campo para contraseña, número de teléfono, dirección postal, fecha de nacimiento ni cargo, así que no hay nada que podamos recopilar.

No pedimos ni almacenamos contraseñas. Las sesiones son una cookie firmada que contiene una dirección de correo y una fecha de vencimiento: no hay un almacén de sesiones en el servidor.

No recibimos de Google ningún dato de perfil más allá de la confirmación de una dirección de correo. Ni tu nombre, ni tu foto, ni tus contactos, ni tu calendario, ni tu Drive.

Nunca almacenamos datos de titulares de tarjeta. Ni números de tarjeta, ni fechas de vencimiento, ni códigos de seguridad, ni datos bancarios. Los datos de pago van a Paddle, el Merchant of Record (comerciante registrado), y nunca entran en nuestros sistemas, por lo que ninguna parte de este producto está dentro del alcance de PCI DSS.

Nunca almacenamos datos de salud ni médicos. El producto no está diseñado, ofrecido ni es adecuado para información cubierta por HIPAA, no firmaremos un Business Associate Agreement, e ingresar ese tipo de datos en él constituye un incumplimiento de los términos.

El contenido de tus programas es un asunto distinto de los dos párrafos anteriores. Lo que escribas en un hito o en un riesgo es tu elección: si pones ahí datos personales de otras personas, esa fue tu decisión y necesitas una base legal para ello. No lo inspeccionamos y no lo usamos para nada que no sea mostrártelo.

3. Pagos, impuestos y el Merchant of Record

Las suscripciones, los asientos y los paquetes de créditos de IA se venden a través de Paddle (Paddle.com Market Limited), que actúa como Merchant of Record en cada compra. Paddle es el vendedor oficial: contrata contigo, recibe el pago, emite la factura y aparece en tu estado de cuenta.

Recopilan lo que un vendedor necesita para completar la venta (tu dirección de correo, tus datos de pago y la dirección de facturación y los datos tributarios que solicitan en el proceso de pago) conforme a su propia política de privacidad, como responsables del tratamiento por derecho propio. Les pasamos tu dirección de correo y la compra, para que el recibo te llegue y la compra llegue a tu cuenta; nada de tu espacio de trabajo va hacia ellos.

También son responsables de calcular, cobrar y pagar a la autoridad tributaria el IVA, el GST y los impuestos sobre las ventas en la jurisdicción que te corresponda. Las facturas y los recibos fiscales los emiten ellos, no nosotros.

Lo que nos llega es un derecho de uso (qué plan, cuántos asientos, cuántos créditos, cuándo se renueva, si está vigente) más un registro de eventos de pago para poder investigar un pago no aplicado. Eso es todo lo que conservamos sobre una compra.

4. Cómo se mantienen separados tus datos

Cada registro que almacenamos pertenece a una cuenta y se escribe y se lee mediante el identificador de esa cuenta. Las consultas se limitan a ella en el servidor, en cada solicitud, en lugar de filtrarse en el navegador.

El contenido de una cuenta nunca se combina con el de otra, nunca se agrupa para producir un resultado compartido y nunca se usa para responder la solicitud de otra cuenta. Solo se comparte donde tú lo creas deliberadamente: al invitar a alguien o al emitir un enlace para compartir.

Nada de lo que escribes se usa para construir un conjunto de datos entre clientes ni un conjunto de entrenamiento. No entrenamos ni ajustamos (fine-tuning) modelos de IA con tu contenido, y no lo vendemos.

Hay una excepción, y se trata de conteos, no de contenido: la biblioteca de patrones de la sección siguiente. Si prefieres no participar, basta con una sola configuración.

5. La biblioteca de patrones

Este producto evalúa si una mitigación funcionó (sostenida, parcial o fallida) a partir de evidencia que ya tiene: si el mismo problema volvió y si el hito se cumplió en la fecha con la que se volvió a comprometer. Cuando se evalúa una de tus mitigaciones, agregamos una fila a un conteo compartido: la clasificación del riesgo, la clasificación de la mitigación, el veredicto y el mes. Cuatro valores, cada uno elegido de una lista fija que define este producto.

Lo que no va con ella: el texto del riesgo, el texto de la mitigación, el hito, el proyecto, el portafolio, las fechas, tu cuenta, tu empresa ni el nombre de nadie. En esa fila no hay texto libre ni ningún campo que describa de qué trata tu programa.

Conservamos una referencia interna a tu espacio de trabajo solo por dos razones: un veredicto cambia a medida que llega evidencia, así que el conteo debe corregirse, y eliminar tu cuenta tiene que llevarse tu contribución con ella. Esa referencia nunca se expone y nunca se usa para responder la solicitud de otra cuenta.

Mostramos una cifra tomada de la biblioteca solo cuando se basa en al menos cinco cuentas distintas y treinta resultados evaluados. Por debajo de eso permanece oculta: una tasa calculada sobre tres decisiones es ruido disfrazado de evidencia, y una cifra tomada de dos cuentas puede rastrearse hasta ellas.

Lo que recibes a cambio es la biblioteca misma. Una cuenta nueva puede ver qué ha funcionado realmente frente a un tipo de riesgo antes de tener historial propio, que es la razón misma de su existencia.

Puedes desactivar esto en la configuración de tu espacio de trabajo, y quien lo decide es el propietario del espacio de trabajo. Hacerlo detiene cualquier contribución futura y elimina los conteos ya hechos. Nada más cambia en tu cuenta, conservas el uso completo de la biblioteca y no te pediremos que lo reconsideres.

6. Datos de usuario de Google

Cuando inicias sesión con Google, solicitamos los permisos (scopes) mínimos necesarios para confirmar quién eres: tu dirección de correo y el permiso de perfil básico que Google exige junto con ella.

Usamos esa dirección de correo para un único fin: identificar tu cuenta e iniciar tu sesión. No la usamos para publicidad, no la vendemos ni la transferimos, y no la usamos para construir un perfil sobre ti.

No transferimos datos de usuario de Google a terceros, salvo a los subencargados indicados más abajo que son necesarios para operar el servicio, y no los usamos para mostrar publicidad. Nuestro uso de la información recibida de las API de Google cumple la Google API Services User Data Policy (Política de datos de usuario de los servicios de API de Google), incluidos los requisitos de Limited Use (uso limitado).

7. Por qué los conservamos

Para proporcionarte el producto, lo que constituye la ejecución de nuestro contrato contigo conforme a estos términos.

Para cobrar los pagos y conservar los registros que la ley nos exige conservar.

Para mantener la seguridad del servicio e investigar problemas, lo que constituye nuestro interés legítimo en operar un servicio que funcione.

Para aprender qué tipos de mitigación funcionan realmente, a partir de los conteos anónimos descritos en la sección 5. Este es nuestro interés legítimo en que los consejos del producto sean mejores que una suposición, y lo hemos ponderado frente a tu privacidad: lo que sale de tu espacio de trabajo son cuatro valores de listas fijas, sin contenido y sin nada que te identifique. Puedes oponerte en cualquier momento desactivando la configuración, y nada más cambia en tu cuenta si lo haces.

8. La IA y lo que se envía

Las funciones de IA funcionan con la API de OpenAI. Cada función envía solo lo que esa función necesita, y cada una la activa una persona. Nada se envía en segundo plano.

Clasificar un riesgo envía el texto de ese riesgo. Redactar una mitigación envía el texto del riesgo. Un pre-mortem de un hito envía los campos de ese hito, su cadena de dependencias y los riesgos vinculados a él. Un resumen ejecutivo envía un compendio de los proyectos incluidos: nombres, estados, cantidad de hitos y fechas, y el texto de los riesgos. La atribución de causas y los resúmenes de la línea de tiempo envían el historial de los hitos y el texto de los riesgos del período correspondiente.

Los archivos cargados los analizamos nosotros, no el proveedor de IA. Los registros de facturación, las direcciones de correo y los datos de inicio de sesión nunca se le envían.

OpenAI declara que los datos enviados a través de su API no se usan para entrenar sus modelos. No hacemos ajuste fino (fine-tuning) y no enviamos tus datos a ningún otro proveedor de modelos.

Una cuenta configurada en modo de prueba no envía nada al proveedor de IA, y todas las funciones de IA están desactivadas para ella, salvo que alguien con derechos de propietario habilite expresamente esa cuenta.

9. Quién más tiene acceso

No vendemos datos y no los compartimos con nadie que no esté en esta lista.

10. Quién puede ver tu espacio de trabajo

Un espacio de trabajo solo es accesible para sus miembros. Los roles son propietario, editor y lector, y se aplican en el servidor en cada solicitud, no en el navegador.

Los reportes y las revisiones de programa pueden compartirse mediante un enlace con personas que no tienen cuenta. Esos enlaces son instantáneas congeladas, no ventanas en vivo: alguien que abra uno el mes próximo verá lo que se envió, no el plan de hoy. Cada enlace para compartir puede tener una fecha de vencimiento y puede revocarse.

11. Cuánto tiempo los conservamos

Tu espacio de trabajo se conserva mientras exista tu cuenta.

Los registros operativos se depuran de forma programada: los intentos de inicio de sesión, los registros de eventos de pago, los registros de trabajos de IA y las instantáneas de estado se eliminan al cumplirse su período de retención, en lugar de conservarse indefinidamente.

Los registros de facturación y tu aceptación de estos documentos se conservan después de que se elimina una cuenta, porque estamos obligados a conservar los primeros y porque la segunda es el registro de que aceptaste.

12. Recuperarlos o hacer que se destruyan

Lo que puedes descargar por tu cuenta, en cualquier momento y sin pedírnoslo: tus reportes, en PDF, impresos desde dentro del producto (el reporte semanal, las versiones de un hito y la Revisión del programa en todos los planes; el paquete de cierre cuando tu plan lo incluye o compraste uno; y el reporte ejecutivo en los planes que lo incluyen).

Lo que requiere nuestra intervención: una copia completa y legible por máquina de tu espacio de trabajo, con cada proyecto, hito, riesgo, mitigación, decisión y el historial de cada fecha que se movió. Hoy no hay un botón para eso en el producto. Escribe a support@theruka.com desde la dirección del propietario de la cuenta y te la enviaremos dentro de 30 días, sin costo.

El propietario de una cuenta puede eliminarla desde la página de facturación. La eliminación es permanente e inmediata: el espacio de trabajo y todo lo que contiene se borra y no podemos recuperarlo después.

Si quieres una copia de lo que conservamos sobre ti, o quieres que se corrija o se borre fuera del producto, escribe a support@theruka.com y responderemos dentro de 30 días.

13. Dónde están tus datos y cómo llegan allí de forma lícita

Todos se almacenan y se tratan en los Estados Unidos, por los proveedores indicados más arriba. La única excepción son las compras: Paddle, el Merchant of Record, las gestiona en el Reino Unido; el Reino Unido cuenta con una decisión de adecuación de la Comisión Europea, por lo que no se necesita ninguna garantía adicional para esa parte.

Si te encuentras en el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido o Suiza, eso constituye una transferencia de datos personales fuera de tu región, y necesita una base legal propia. Nos basamos en las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea, incorporadas en nuestro acuerdo de tratamiento de datos con cada subencargado que trata datos personales por cuenta nuestra. Para las transferencias desde el Reino Unido se aplican las mismas cláusulas con las modificaciones del UK International Data Transfer Addendum, y para Suiza con las modificaciones que exige el Comisionado Federal Suizo de Protección de Datos e Información.

Cuando un subencargado cuenta además con su propia certificación conforme al EU-US Data Privacy Framework (Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.), esa certificación también puede cubrir la transferencia. No reemplaza las cláusulas anteriores; se suma a ellas.

No nos basamos en tu consentimiento como fundamento de estas transferencias. El consentimiento es una excepción pensada para casos ocasionales y puntuales, y cada transferencia descrita aquí es continua y estructural; por eso, tratar tu aceptación de esta política como el mecanismo sería el instrumento equivocado, y te dejaría con una protección que podrías retirar por accidente.

Puedes obtener una copia de las garantías mismas. Las Cláusulas Contractuales Tipo las publica la Comisión Europea, y te enviaremos la versión que usamos, y te indicaremos qué mecanismo cubre a un subencargado en particular, si lo solicitas a support@theruka.com. Cuando no se pueda entregar completa una copia de un acuerdo específico porque contiene términos comerciales de otra empresa, te proporcionaremos sus disposiciones sobre protección de datos.

14. Cambios y cómo contactarnos

Esta política tiene una versión y una fecha. Cuando un cambio afecte de manera significativa lo que hacemos con tus datos, te pediremos que aceptes la nueva versión antes de seguir usando el producto.

Preguntas, o una solicitud sobre tus datos: support@theruka.com.